UNIDAD 3 PLANEACION PRESUPUESTAL
PLANEACION PRESUPUESTAS UNIDAD 3
GENERALIDADES DE LOS PRESUPUESTOS.
OBJETIVOS DE LA UNIDAD.
Funciones de los presupuestos
Las siguientes tres funciones son las más
importantes cuando hablamos en términos generales:
·
La principal función de los presupuestos se relaciona con el control financiero de la organización.
·
El control
presupuestario es el proceso
de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus
datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las
diferencias.
·
Los presupuestos podrán desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.
Los presupuestos son útiles en la mayor parte de las organizaciones
como: utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias
gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas.
·
Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el
riesgo en las operaciones de la organización.
·
Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones
de la empresa en unos límites razonables.
·
Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias
de la empresa y direccionarlas hacia los Objetivos Estratégicos .
·
Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su
plan total de acción.
·
Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la
ejecución de programas de personal en un determinado período, y sirven como
norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.
·
Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades
a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una
red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles
sucesivos para su ulterior análisis.
·
Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser
detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento
en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.
El presupuesto es una herramienta, para
la planificación de las actividades, o de una acción o de un conjunto de
acciones, reflejadas en cantidades monetarias. Y que determinan de manera
anticipada las líneas de acción que se seguirán en el transcurso de un periodo
determinado
Usos del presupuesto
El presupuesto es la planificación
fundamentada de muchas estrategias por las cuales constituye un instrumento
importante como norma, utilizado como medio administrativo de determinación adecuada de capital, costos e ingresos
necesarios en una organización, así como la debida utilización de los recursos
disponibles acorde con las necesidades de cada una de las unidades y/o
departamentos. Este instrumento también sirve de ayuda para la determinación de
metas que sean comparables a través del tiempo, coordinando así las actividades
de los departamentos a la consecución de estas, evitando costos innecesarios y
mala utilización de recursos. De igual manera permite a la administración
conocer el desenvolvimiento de la empresa, por medio de la comparación de los
hechos y cifras reales con los hechos y cifras presupuestadas y/o proyectadas
para poder tomar medidas que permitan corregir o mejorar la actuación de la
organización y ayudar en gran medida para la toma de decisiones.
Un presupuesto para cualquier persona,
empresa o gobierno, es un plan de acción de gasto para un período futuro,
generalmente de un año, a partir de los ingresos disponibles. Un año calendario
para un gobierno se le denomina "año fiscal".
El
proceso presupuestario en las organizaciones
El proceso presupuestario tiende a
reflejar de una forma cuantitativa, a través de los presupuestos, los objetivos
fijados por la empresa a corto plazo, mediante el establecimiento de los
oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo plazo, puesto que ésta
condicionará los planes que permitirán la consecución del fin último al que va
orientado la gestión de la empresa.
·
Definición y transmisión de las directrices generales a los
responsables de la preparación de los presupuestos.
·
Elaboración de planes, programas y presupuestos.
·
Negociación de los presupuestos.
·
Coordinación de los presupuestos.
·
Aprobación de los presupuestos.
·
Seguimiento y actualización de los presupuestos.
Clasificación
de los presupuestos
Los presupuestos pueden clasificarse
desde varios puntos de vista. A continuación se expone una clasificación de
acuerdo con sus aspectos sobresalientes:
Según la flexibilidad Rígidos,
estáticos, fijos o asignados:
Algunas veces denominado presupuesto
estático, consiste en un solo plan y no hace reservas para los cambios que
puedan ocurrir durante el período para el cual se ha confeccionado. Se basa
fundamentalmente en que las estimaciones de los pronósticos son correctas. Por
ejemplo:
Si el presupuesto presentado
corresponde a un presupuesto fijo. En él se hace una estimación de la
producción trimestral y anual de la fábrica de confecciones y, también, de las
ventas para esos períodos. No se hace ninguna previsión para considerar
posible, cambios en las cifras de producción o en las estimaciones de ventas
como resultados de cambios en la situación económica del país, de aumento de
los precios de las materias primas, etc. Es decir, considera que no se
producirá cambio alguno.
En el caso de un país cuya economía no es
estable, los presupuestos fijos no son los más recomendables, a menos que
cubran un período de tiempo relativamente corto. Otro ejemplo:
Las tejedoras pueden hacer un
presupuesto fijo para un trimestre, pues es bastante probable que durante ese
período no suba el precio de la lana.
Sin embargo, si bien es cierto que
podemos tener alguna seguridad en cuanto al costo de las camisas, la venta de
ellas presenta más dificultades. La demanda de este artículo es una variable
que las tejedoras no controlan y que puede sufrir cambios bastante serios. Es
probable que exista mayor demanda durante los meses de otoño e invierno que en
primavera y verano. Además, está sujeta al pender de compra que tengan las
mujeres de la población que, si hay momentos difíciles, eliminarán o
postergarán su adquisición. Por lo tanto, establecer una estimación de 100
chombas vendidas cada mes es arriesgado, ya que las razones que determinan esta
demanda son más difíciles de estimar y de prever.De esto podemos sacar como
conclusión que los presupuestos fijos son más aptos para aquellas operaciones
en que los rubros que intervienen no poseen muchas variaciones, como por
ejemplo, los costos de ciertas materias primas cuyos precios son fijos, los
sueldos y salarios que se supone se mantienen constantes durante el tiempo que
dura el contrato colectivo.
También pueden ser utilizados cuando los
pronósticos sobre el futuro de la empresa son altamente confiables. Por
ejemplo, los colegios que tienen una matrícula más o menos fija, los
hospitales, cuya demanda está más o menos calculada. Pero no podrían
utilizarse, por ejemplo, en un fondo agrícola, ya que los pronósticos sobre los
resultados de la cosecha no siempre son confiables. Están sujetos a muchas
contingencias que hacen que el resultado sea a veces impredecible.
·
Flexibles o variables.
Son los que se elaboran para diferentes
niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del
entorno. Son de gran aceptación en el campo presupuestario moderno. Son
dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos. Son los presupuestos que se
elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las
circunstancias que surjan en cualquier momento. Estos muestran los ingresos, costos
y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales.
Tienen amplia aplicación en el campo presupuestario de los costos, gastos
indirectos de fabricación, administrativos y ventas.
El presupuesto flexible se elabora para
distintos niveles de operación, brindando información proyectada para distintos
volúmenes de las variables críticas, especialmente las que constituyen una
restricción o factor condicionante. Su característica es que evita la rigidez
del presupuesto maestro – estático – que supone un nivel fijo de trabajo,
transformándolo en un instrumento dinámico con varios niveles de operación para
conocer el impacto sobre los resultados pronosticados de cada rango de
actividad, como consecuencia de las distintas reacciones de los costos frente a
aquellos. Esto significa que se confecciona para un cierto intervalo de volumen
comprendido entre un mínimo y otro más elevado, dado por el nivel máximo de
actividad de la empresa
Según el periodo que
cubran
La determinación del lapso que abarcarán
los presupuestos dependerá del tipo de operaciones que realice la empresa, y de
la mayor o menor exactitud y detalle que se desee, ya que a más tiempo
corresponderá una menor precisión y análisis. Así pues, puede haber
presupuestos:
·
A corto plazo:
Son los que se realizan para cubrir la
planificación de la organización en el ciclo de operaciones de un año. Este
sistema se adapta a los países con economías inflacionarias.
·
A largo plazo: en lo posible
Este tipo de presupuestos corresponden a
los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes
empresas.
Según
el campo de aplicabilidad en la empresa Presupuesto
maestro..
·
Presupuestos intermedios.
·
Presupuestos operativos.
·
Presupuestos de inversiones.
Presupuesto de ventas
Es la predicción de las ventas de la
empresa que tienen como prioridad determinar el nivel de ventas real proyectado
por una empresa, éste cálculo se realiza mediante los datos de demanda actual y
futura.
·
Investigación de motivación
Se han elaborado técnicas especiales de
investigación de mercado, que se llaman investigación de motivación, para medir
la motivación del cliente. Este enfoque depende en gran parte de las ciencias
del comportamiento, particularmente de la psicología, sociología y antropología.
Muchas compañías requieren que sus vendedores preparen estimaciones anuales de
ventas de los productos, ya que conocen mejor las condiciones locales y el
potencial de los clientes.
Observaciones
La base sobre la cual descansa el
presupuesto de ventas y las demás partes del presupuesto maestro, es el
pronostico de ventas, si este pronóstico ha sido elaborado cuidadosamente y con
exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal serían muchos más
confiables, por ejemplo: El pronóstico de venta suministra los gastos para
elaborar los presupuestos de:
·
Producción.
·
Compras.
·
Gastos de ventas.
·
Gastos administrativos.
El pronóstico de venta empieza con la
preparación de los estimados de venta, realizado por cada uno de los
vendedores, luego estos estimados se remiten a cada gerente de unidad. La
elaboración de un presupuesto de venta se inicia con un básico que tiene líneas
diversas de productos para un mismo rubro el cual se proyecta como pronostico
de ventas por cada trimestre.
Presupuesto de producción
Son estimaciones que se hallan
estrechamente relacionadas con el presupuesto de venta y los niveles de
inventario deseado. En realidad el presupuesto de producción es el presupuesto
de venta proyectado y ajustados por el cambio en el inventario, primero hay que
determinar si la empresa puede producir las cantidades proyectadas por el
presupuesto de venta, con la finalidad de evitar un costo exagerado en la mano
de obra ocupada.
Componentes Personal diverso.
·
Cantidad horas requeridas.
·
Valor por hora unitaria.
Presupuesto
de gasto de fabricación
Son estimados de manera directa o
indirecta que intervienen en todas las etapas del proceso de producción, son
gastos que se deben cargar al costo del producto. Es importante considerar un
presupuesto de Gastos de Mantenimiento, el cual también impacta los gastos de
fabricación.
Sustentación
horas-hombre requeridas
·
operatividad de máquinas y equipos
·
stock de accesorios y lubricantes
Presupuesto
de costo de producción
Son estimados que de manera específica
intervienen en todo el proceso de fabricación unitaria de un producto, quiere
decir que del total del presupuesto del requerimiento de materiales se debe
calcular la cantidad requerida por tipo de línea producida la misma que debe
concordar con el presupuesto de producción.
Características
Debe considerarse solo los materiales que se requiere
para cada línea o molde.
·
Debe estimarse el costo.
·
No todos requieren los mismos materiales.
·
El valor coincidir con el costo unitario establecido en el costo
de producción.
Presupuesto
de requerimiento de materiales
Los presupuesto
de requerimiento de materiales (PRM)
son cálculos de compra de materiales preparado bajo condiciones normales de
producción mientras no se produzca una carencia de materiales esto permite que
la cantidad se pueda fijar sobre un estándar determinado para cada tipo de
producto así como la cantidad presupuestada por cada línea, debe responder a
los requerimiento de producción, el departamento de compras debe preparar el
programa que concuerde con el presupuesto de producción, si hubiere necesidad
de un mayor requerimiento se tomara la flexibilidad del primer presupuesto para
una ampliación oportuna y así cubrir los requerimiento de producción. Es
importante verificar las variaciones de los mercado internacionales, para
encontrar el mejor punto de compra.
Presupuesto de gasto de ventas
El presupuesto
de gasto de ventas (PGV) es
el presupuesto de mayor cuidado en su manejo por los gastos que ocasiona y su
influencia en el gasto financiero. Se le considera como estimados proyectados
que se origina durante todo el proceso de comercialización para asegurar la
colocación y adquisición del mismo en los mercados de consumo.
Características
·
Comprende toda la mercadotecnia.
·
Es base para calcular el margen de utilidad.
·
Es permanente y costoso.
·
Asegura la colocación de un producto.
·
Amplía mercado de consumidores.
·
Se realiza a todo costo.
Presupuesto
de gastos administrativos
El presupuesto
de gastos administrativos (PGA)
es considerado como la parte medular de todo presupuesto porque se destina la
mayor parte del mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de
contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle
operatividad al sistema. Debe ser lo más austero posible sin que ello implique
un retraso en el manejo de los planes y programas de la empresa.
Características Las
remuneraciones se fijan según la realidad económica de la empresa y no en forma
paralela a la inflación.
·
Son gastos indirectos. Son gastos considerados dentro del precio
que se fija al producto o servicio.
·
Para calcular el total neto, se debe calcular al total la
deducción de las retenciones y aportaciones por ley de cada país.
Presupuesto financiero
Consiste en fijar los estimados de
inversión de venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que
mida el estado económico y real de la empresa. Comprende:
·
Presupuesto de ingresos (el total bruto sin descontar gastos)
·
Presupuesto de egresos (para determinar el líquido o neto)
·
Flujo neto (diferencia entre ingreso y egresos)
·
Caja final.
·
Caja inicial.
·
Caja mínima.
Este incluye el cálculo de p, también
conocido como erogaciones de
capitales.
1. Comprender la naturaleza y definir y analizar lo que comprende un proceso presupuestal.
2. Analizar la importancia de un proceso presupuestal en cualquier tipo de negocio.
3. Identificar la función de Planeación en el proceso presupuestal y sus elementos básicos.
4. Determinar la función de Control en el proceso y sus aspectos fundamentales.
5. Analizar la importancia de la función de Coordinación, básica en el proceso p
